In zahlreichen vorangegangenen Ausgaben des Newsletters haben wir die so genannten „prior rights“, also die früheren Rechte, welche zur Teilnahme an der Sunrise Period berechtigen, näher beleuchtet. Im folgenden wollen wir im Anschluss an die Veröffentlichung der „Sunrise Rules“ die Formalia des Sunrise-Verfahrens näher vorstellen.
Startpunkt für die Anmeldung einer .eu-Domain für die Sunrise Period ist der vom Nutzer gewählte und von EURid akkreditierte Registrar; dieser nimmt die Anmeldung entgegen. Nach Eingang der Anmeldung erhält der Nutzer eine Bestätigungsmail; diese enthält neben der Wunsch-Domain insbesondere den Zeitpunkt des Antragseingangs, die Position in der Wartereihe für diese Domain und den Zeitpunkt, zu welchem die Unterlagen zur Prüfung des Antrags beim Validation Agent eingegangen sein müssen. Zugleich wird der Antrag nebst Kontaktdaten des Antragstellers und der Angabe des behaupteten „früheren Rechts“ in der Sunrise WHOIS-Datenbank veröffentlicht. Somit können sich auch aussenstehende Dritte jederzeit über den Stand eines Antrags informieren. Der Antragsteller erhält diese Angaben in einer eMail nebst .pdf-Dokument bestätigt, muss dann diese eMail ausdrucken, mit ergänzenden Angaben versehen und dann nebst den Unterlagen zum Nachweis des früheren Rechts binnen 40 Tagen nach Erhalt der ersten Bestätigungsmail unterschrieben an die in der eMail angegebene Adresse des belgischen Validation Agents Pricewaterhouse Cooper (PwC) versenden.
Für die Unterlagen zum Nachweis der früheren Rechte gelten sehr strenge Formalien: die Grösse beschränkt sich auf das DIN A4-Format, es muss weisses Papier verwendet werden, das nur einseitig beschriftet ist und auf keinen Fall zusammengeheftet oder gefaltet werden darf; zudem sind die Seiten mit Ausnahme des Deckblatts durchgängig zu nummerieren. Diese Unterlagen gehen in das Eigentum des Validation Agents über, und werden nicht wieder herausgegeben. Konkret müssen zum Beispiel Markenrechte anhand der Markenurkunde nachgewiesen werden, wobei eine Kopie oder ein Auszug aus der Online-Datenbank etwa des DPMA (Deutsches Patent- und Markenamt) genügt. Die Marke muss eingetragen sein, eine blosse Anmeldung genügt nicht. Auch der Lizenznehmer eines Markenrechts ist anmeldeberechtigt, muss in diesem Fall jedoch zusätzlich eine Lizenzbestätigung vorlegen. Im Fall der handelsrechtlichen Firma (also der Unternehmensname) muss ein Handelsregisterauszug oder auch ein sonst amtliches Dokument vorgelegt werden, das die Firma bestätigt.
Der Validation Agent prüft sodann auf Grundlage eines so genannten „Beweises des ersten Anscheins“, ob die Voraussetzungen für ein „prior right“ erfüllt sind, und meldet das Ergebnis an EURid, das den Domain-Namen dann bei Zustimmung registriert. Innerhalb einer weiteren Phase von 40 Tagen kann zu guter Letzt jeder interessierte Dritte die Vergabe der Domain im Rahmen eines Schiedsverfahrens angreifen; Details dieses Verfahrens hat EURid noch nicht veröffentlicht. Erst nach Ablauf dieser 40 Tage wird die Domain frühestens aktiv geschaltet und im Internet erreichbar.